Para realizar una videoconferencia se deben seguir los siguientes pasos:
Solicitud: todo servicio de Videoconferencia debe ser solicitado por Director de Area o Jefe de Oficina de la Dirección General o Director Regional o Subdirector de Centro y estar enmarcado dentro del propósito misional de la institución.
El servicio también se le presta a las entidades adscritas al Ministerio de la Protección Social y a las entidades adscritas al convenio como por ejemplo: INVIMA, DAS, DIAN, ISS y otras.
Igualmente, a entidades al interior del SENA, como por ejemplo: Fondo de Beneficio Común, Fondo de Empleados del SENA (FES), como Política de Bienestar Social.
Alistamiento:
Tener en cuenta los aspectos relacionados con el espacio físico y presentación personal. Para visualizar cada aspecto, vaya al
1. SOLICITUD
Para tener acceso al servicio de videoconferencia, es necesario elevar solicitud por escrito con quince (15) días de antelación a la fecha de realización, al coordinador del grupo de capacitación y bienestar de la Dirección General. En dicha solicitud se deberá consignar la información que se relaciona a continuación:
a) Día y hora de realización de la Videoconferencia;
b) Dependencia, Entidad o Empresa solicitante;
c) Tiempo de duración de la Videoconferencia;
d) Temas a exponer;
e) Persona o personas responsables de la coordinación del evento en cada punto de enlace;
f) Público al que está dirigida;
g) Expositores y cargos que desempeñan;
h) Relación de los puntos a enlazar (regionales o ciudades);
i) Ayudas audiovisuales que utilizarán los expositores (papelógrafo, servicio de grabación adicional, computador y video beam). Es necesario especificar el tipo de programa y las características del computador a utilizar;
j) Número de participantes, tanto desde el punto de emisión como de recepción.
Cuando se trate de dependencias del SENA, la respectiva solicitud del servicio deberá estar firmada por el Director de área o Jefe de Oficina de la Dirección General, por el Director Regional o el Subdirector de Centro. En el evento de solicitudes externas, por el Representante Legal de la entidad o empresa solicitante.
2. DEClSIÓN SOBRE LAS SOLICITUDES
El estudio de las solicitudes respectivas corresponderá al grupo de capacitación y bienestar, que a través de su coordinador deberá pronunciarse en un término máximo de diez o (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de radicación de la solicitud. El SENA se reserva, cuando menos, un 50% de la capacidad del servicio de videoconferencia para el desarrollo de temas acordes con su misión y objetivos. El 50% restante podrá destinarse para el servicio a las entidades públicas y privadas, con fines exclusivamente de formación profesional y capacitación, previa solicitud.
En el evento que la entidad solicitante requiera la grabación de la videoconferencia, deberá suministrar los cassettes de VHS necesarios para el servicio. Este servicio no generará costos adicionales.
3. TIPOS DE SERVICIOS
Para la operación del Sistema Nacional de Videoconferencias del SENA, se establecen los siguientes tipos de servicios:
Servicio Interno SENA: Corresponde a la utilización por parte de los Centros de Formación y las dependencias administrativas del SENA, para procesos de formación, capacitación y divulgación.
Servicio Externo al SENA: Cuando el usuario externo planea la utilización del sistema para un único evento.
4. DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE LA ADECUADA PRESTACION DEL SERVICIO Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS EQUIPOS
Serán responsables de la adecuada prestación del servicio y correcto funcionamiento de los equipos:
La Oficina de Sistemas, que tendrá a su cargo la programación técnica de los sitios participantes, monitoreo y correcto funcionamiento de los equipos y señal de videoconferencia. Así mismo, la asesoría técnica que se requiera para su realización.
El grupo de capacitación y bienestar de la Dirección General, que tendrá a su cargo administrar el servicio y responder las solicitudes de espacios, llevar la programación de las videoconferencias y divulgarla; asesorar tanto a las dependencias del SENA como a las entidades públicas y privadas en la realización de los eventos a través del Sistema; apoyar toda la logística del evento.
5. DURACION Y HORARIO
Cada videoconferencia se programará máximo para dos (2) horas. Los casos excepcionales, serán previamente estudiados y decididos por el grupo de capacitación y bienestar de la Dirección Genera!; El servicio se prestará de lunes a sábado de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Se exceptúan los días festivos de la semana.
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6. LIMITE DE PARTICIPANTES
El número límite de participantes y asistentes a las videoconferencias estará definido de acuerdo con la capacidad de cada uno de los auditorios que destine el SENA en cada punto de conexión para tal fin.
7. DIVULGACION DEL SERVICIO
Será obligación de la Oficina de Comunicaciones, de los Directores Regionales o Subdirectores de Centros del Sena, o las personas que éstos designen, en los sitios en donde haya puntos de enlace del Sistema de Videoconferencia, crear una cultura de videoconferencia a través de estrategias de comunicación dirigidas a los públicos internos y externos de manera que este recurso didáctico y de comunicación sea utilizado eficientemente por parte de las Regionales y los Centros de formación profesional integral del Sena.
8. PROHIBICIONES
Está prohibido en la realización de las videoconferencias:
La participación de expositores cuyos nombres no hayan sido relacionados en la carta de solicitud
Tratar temas que atenten contra la moral y las buenas costumbres
Ocuparse de temas distintos a los informados en la solicitud de servicio y aprobados por el grupo de capacitación y bienestar de la Dirección General
Utilizar el sistema de videoconferencia para alterar el clima laboral dé la Institución
Usar términos degradantes e insultantes
Utilizar el servicio para promover servicios prestados por particulares y usar las videoconferencias para fines distintos a los fijados por el SENA.
9. CONDICIONES GENERALES
La coordinación y divulgación de las videoconferencias en cada punto de enlace estará a cargo del solicitante.
Cuando la videoconferencia requiera de ayudas audiovisuales, los expositores tendrán en cuenta presentarlas en power point, fuente Aria!, tamaño de letra superior a 24 puntos, en fondo blanco y sin animaciones, para facilitar así una mejor visualización desde los puntos remotos.
Los expositores y el personal encargado de organizar las videoconferencias se harán presentes en el lugar de emisión por lo menos con una (1) hora de anticipación. Cuando el expositor requiera de ayudas audiovisuales, deberá asistir al punto de emisión el día anterior para realizar las pruebas necesarias y recibir la orientación técnica y logística pertinente.
10. SUSPENSION
La administración del servicio de videoconferencia podrá ordenar la suspensión de la misma cuando los contenidos de las videoconferencias y los expositores de la misma no correspondan a los incluidos en la solicitud que dio origen a la aprobación del servicio. Si el usuario del servicio tanto interno como externo incurre en un nuevo incumplimiento, el grupo de capacitación y bienestar de la Dirección General, responsable de administrar y controlar el servicio, podrá negarla a este usuario hasta por un (1) año.
Agendar la Videoconferencia mediante Outlook:
Para realizar conferencia por telefonía, está la Audioconferencia! Ver procedimiento:
